La scelta di un software gestionale è una delle decisioni più strategiche per un’azienda. Che si tratti di un piccolo studio professionale, di una PMI o di una realtà più strutturata, il gestionale è il cuore operativo dell’organizzazione: tiene traccia di vendite, magazzino, contabilità, clienti e molto altro. Una delle prime decisioni da prendere è se optare per un software gestionale cloud o per una soluzione installata in locale. Entrambe le opzioni presentano vantaggi e svantaggi, da valutare in base alle esigenze specifiche dell’impresa.
In questo articolo analizziamo i pro e i contro di ciascuna soluzione, per aiutarti a scegliere il gestionale più adatto alla tua attività.
Cos’è un gestionale locale?
Un software gestionale locale è installato direttamente sui computer aziendali o su server interni. Il suo funzionamento non dipende da internet e l’accesso ai dati avviene all’interno della rete aziendale. Si tratta della scelta tradizionale, molto diffusa prima dell’avvento delle soluzioni cloud.
Vantaggi dei gestionali locali:
- Controllo totale dei dati: i dati risiedono all’interno dell’azienda, su server o computer propri, garantendo un maggiore senso di sicurezza e controllo diretto.
- Prestazioni elevate: l’accesso ai dati può essere più veloce poiché non dipende da una connessione internet.
- Personalizzazione avanzata: spesso i software locali sono più flessibili nella personalizzazione delle funzionalità e dell’interfaccia.
- Compatibilità con sistemi interni: può essere più semplice integrarli con strumenti hardware o software già in uso.
Svantaggi dei gestionali locali:
- Costi iniziali elevati: l’acquisto della licenza, l’installazione e l’eventuale infrastruttura hardware necessaria rappresentano un investimento importante.
- Manutenzione complessa: aggiornamenti, backup e sicurezza sono a carico dell’azienda e richiedono personale IT o supporto esterno.
- Accesso limitato: l’uso è spesso vincolato ai computer aziendali e non facilmente fruibile da remoto.
- Rischio di perdita dati: in caso di guasto hardware o attacchi informatici, i dati possono essere a rischio, a meno che non si effettuino backup regolari.
Cos’è un gestionale cloud?
Un software gestionale cloud è accessibile tramite internet e viene ospitato su server remoti, gestiti dal fornitore del servizio. È sufficiente un browser o un’app per accedervi, da qualsiasi dispositivo.
Vantaggi dei gestionali cloud:
- Accessibilità ovunque: con una connessione internet, il gestionale è accessibile da qualsiasi luogo e dispositivo.
- Aggiornamenti automatici: non è necessario preoccuparsi delle nuove versioni: il fornitore aggiorna il software in modo trasparente per l’utente.
- Backup automatici: i dati sono protetti da sistemi di backup e ridondanza gestiti dal provider.
- Costi scalabili: spesso viene offerto in abbonamento (SaaS), senza costi iniziali elevati, e modulabile in base alle esigenze.
- Collaborazione semplificata: più utenti possono lavorare in contemporanea anche da sedi diverse, migliorando la produttività.
Svantaggi dei gestionali cloud:
- Dipendenza dalla connessione: senza internet non è possibile accedere ai dati o al software.
- Sicurezza percepita: non avere i dati “fisicamente” in azienda può creare dubbi, anche se i provider cloud offrono standard di sicurezza elevatissimi.
- Canone mensile: il costo può diventare più alto nel lungo termine rispetto a una licenza locale, soprattutto per grandi team.
- Limitazioni di personalizzazione: alcune piattaforme cloud offrono funzionalità standard, con minori possibilità di adattamento rispetto alle versioni installate.
Come scegliere la soluzione giusta?
Non esiste una risposta univoca: tutto dipende dalle esigenze specifiche dell’azienda, dal budget disponibile, dalla struttura organizzativa e dal livello di digitalizzazione interno.
Il gestionale cloud è particolarmente indicato per:
- Aziende con personale in smart working o sedi dislocate
- Startup o PMI con budget limitato
- Realtà che desiderano una gestione IT semplificata
Il gestionale locale, invece, può essere più adatto a:
- Aziende con una forte infrastruttura IT interna
- Attività con esigenze di personalizzazione avanzata
- Settori che trattano dati sensibili con policy severe
Conclusione
La digitalizzazione offre diverse strade e il gestionale rappresenta una componente cruciale dell’infrastruttura aziendale. Che si tratti di una soluzione cloud o installata in locale, la scelta giusta è quella che bilancia sicurezza, praticità, costi e flessibilità operativa.Prima di decidere, è utile consultarsi con professionisti IT o con fornitori qualificati, magari testando una versione demo del gestionale per valutare funzionalità e usabilità. In un mercato in continua evoluzione, scegliere il gestionale giusto può fare la differenza nella crescita e nell’efficienza della tua impresa.
